Descuido en la Documentación de Gastos Corporativos: Un Reto para Empresas Mexicanas
El regreso de los viajes de negocios en México, impulsados en gran medida por el nearshoring, ha generado un aumento significativo en la movilidad laboral. Sin embargo, un informe reciente revela que el 20% de los trabajadores no está documentando correctamente los gastos asociados con estos desplazamientos, lo que plantea un desafío para las organizaciones del país.
Jakub Roubal, director de incentivos, reconocimientos y gastos en Pluxee Fintech México, señala que este fenómeno está afectando particularmente al sector de viajes corporativos, donde aproximadamente el 20% de los gastos menores por traslados no se están contabilizando, lo que representa entre el 5% y el 6% de los gastos totales de la empresa.
La situación se complica aún más debido a que tres de cada diez empleados no están documentando ni informando de manera adecuada sus gastos de transporte, comidas o alojamiento. Además, alrededor del 30% de los gastos que se registran presentan irregularidades debido a la falta de un adecuado control administrativo.
Roubal destaca que el 90% de los colaboradores está de acuerdo en que mejorar y automatizar los sistemas de pago facilitaría el proceso de comprobación de gastos empresariales tanto para el empleado como para la empresa.
¿Qué tipos de gastos se reportan de manera incorrecta? Pluxee identifica los siguientes:
- Comidas y Viáticos: Frecuentemente, los colaboradores no especifican el motivo de la comida o del viaje, lo que dificulta la verificación de su necesidad. Además, los recibos suelen estar incompletos, sin fecha, lugar, importe total o la cantidad de personas que participaron. También se observan gastos que parecen excesivos para la actividad realizada.
- Kilometraje: Se cometen errores en el cálculo de la distancia recorrida o en el uso de tarifas incorrectas, y no siempre se presentan recibos de peaje o gasolina para respaldar el kilometraje.
- Materiales y Suministros: En ocasiones, los colaboradores adquieren materiales sin la autorización previa del departamento correspondiente y no describen claramente el tipo de material o suministro comprado. Además, se pueden presentar facturas con precios inflados o falsos.
- Otros Gastos: Algunos colaboradores intentan cargar a la empresa gastos que no están relacionados con su trabajo, como regalos, servicios personales y accesos a espectáculos o entretenimiento.
En resumen, cualquier gasto que no esté respaldado por la documentación adecuada es susceptible de ser mal reportado, lo que subraya la necesidad de una mayor rigurosidad en la gestión de gastos corporativos en México.
